Como prevenir fraudes nas micro e pequenas empresas?

O maior problema das micro e pequenas empresas é a falta de recursos financeiros. Diante dessa escassez, como uma organização com poucos recursos para despesas fixas e funções básicas como contabilidade poderia investir em Compliance, Inteligência e Segurança empresarial?

Organizações de grande porte têm recursos financeiros para investir em Consultorias de risco e prevenção de fraudes tanto para proteção de ativos fixos quanto de ativos intangíveis da companhia. Companhias e empresas de grande porte podem contratar empresas de serviços de Inteligência & Investigações corporativas como a Pinkerton, Kroll, Control Risks , FTI Consulting, ICTS e a Montax.

Mas, as micro e pequenas empresas não têm tempo nem dinheiro para investir em pesquisa & desenvolvimento (P&D), marketing & vendas, contabilidade etc., muito menos em prevenção de fraudes.

Primeiramente, um bom Analista de Inteligência deve destacar o caráter de investimento de tempo ou dinheiro em segurança corporativa, não de “gasto”. Investimento porque ações simples como consultas com profissionais de Inteligência empresarial, Compliance & Mitigação de riscos, palestras e workshops evitam problemas futuros que poderiam impactar na lucratividade ou mesmo na sustentabilidade do negócio. Informações estratégicas coletadas no mercado ou no próprio banco de dados da micro-empresa pode ajudar o diretor na tomada de decisões, evitando gastos desnecessários. Exemplo: Análise do curriculum e da carteira de trabalho de todos os ex-empregados que fraudaram ou distribuíram reclamações trabalhistas injustas contra a micro ou pequena empresa pode revelar um padrão ou perfil ou característica de destaque que, se identificados, podem contribuir para maior eficácia dos recursos humanos, de forma preventiva.

Recursos Humanos preventivos são a pedra-chave para a prevenção de fraudes corporativas, quer sejam furtos quer sejam estelionatos ou mesmo o estelionato judiciário, fraude praticada por ex-empregados maliciosos que faltam com a verdade em processos trabalhistas que contam com a desorganização do empregador, na falta de provas, despreparo de profissionais da área jurídica e erros judiciários para cobrar – e receber – vantagens e benefícios impróprios.

O Brasil tem uma carga tributária elevada e complexa, porém, o que mais impacta na lucratividade das micro e pequenas empresas ainda são as despesas fixas com mão-de-obra. Se o microempresário já sabe que para cada R$ 1 mil de salário deverá lançar em sua planilha de despesas fixas mais R$ 1 mensais, ou seja, aproximadamente 100%, essa despesa pode triplicar se alguns empregados exigirem direitos trabalhistas e previdenciários que não foram combinados ou não merecidos. Furtos e fraudes corporativas, comuns ou judiciárias, podem impactar até mesmo na sustentabilidade, na existência das micro e pequenas empresas. São contra essas fraudes e consequentes perdas financeiras com materiais, transporte, estocagem de suprimentos, advogados e indenizações trabalhistas, que vale-a-pena realizar investimentos com ações preventivas.

Sem recursos financeiros, o micro empresário deve ao menos investir um pouco de seu tempo em pesquisa de antecedentes criminais e checagem de antecedentes profissionais de candidatos a vagas de emprego ou fornecedores (background checks), muito úteis a fim de evitar a má-contratação, porque não adianta nada investir em softwares caros e portas blindadas se houver funcionário ou fornecedor desonestos ou corruptos com livre acesso às dependências, ao sistema informatizado da organização e outras informações privilegiadas.

Sem recursos financeiros para consultar um profissional de Inteligência empresarial, o empresário deve ao menos lançar mão de seu tempo. Com um computador ligado à Internet, qualquer pessoa ou organização podem ser avaliadas em seu Conceito moral (honestidade) e Conceito profissional (capacidade técnica). O empresário deve solicitar o curriculum, carteira de trabalho e o CPF do candidato a vaga de emprego, e o Contrato Social, CNPJ, CPF dos sócios e as 3 últimas Notas fiscais emitidas pelo novo fornecedor. Desconfie daqueles que recusar ou procrastinar a entrega dos documentos ou informações. De posse desses dados, o contratante deve realizar pesquisa de fontes humanas de Inteligência (HUMINT) mantendo contato com ex-empregadores ou departamento de RH dos últimos empregadores, bem como dos clientes listados nas Notas fiscais, no caso de fornecedores. Fontes abertas de Inteligência (OSINT) como o Google, Facebook, LinkedIn, Telelistas, Infoplex, Escavador, Junta Comercial do Estado de São Paulo, Ibama, Tribunais de Justiça federais e estaduais diversos e muitos outros também podem ajudar a identificar o perfil dos novos stakeholders, além de revelar outras referências profissionais. O empresário deve formular um briefing, um roteiro para que novas pesquisas possam ser realizadas por sócios ou empregados mais antigos.

O candidato deve ser consultado sempre pelo nome completo, preferentemente “entre aspas”, enquanto que o fornecedor deve ser consultado especialmente pelo nome e CPF dos sócios, porque a sociedade empresária pode ser recente. Especial atenção para as lacunas curriculares, espaços de tempo muito grandes entre um emprego e o outro, que podem ter causa o desemprego ou função de menor qualificação, mas, também pode revelar problemas como fraude ou desentendimentos pretéritos. E cuidado com a origem: Tribunais de Justiça do local de nascimento ou domicílio anterior podem revelar mais que o do atual endereço.

Os empregados devem ser encorajados, incentivados ou até mesmo premiados por denunciar casos de fraude ou corrupção na empresa. Canais de denúncia on-line ou uma simples caixa lacrada instalada em local discreto podem servir de fontes humanas de Inteligência empresarial. A Montax, por exemplo, desenvolveu o produto digital Compliance Intelligence, um canal de denúncias externo antifraude e anticorrupção, grátis e de fácil instalação no site da micro e pequena empresa. A consultoria de risco recebe as denúncias e o micro e pequeno empresário só paga se quiser receber os relatórios ou investigar as ocorrências. O simples fato de a micro e pequena empresa instalar um canal de denúncia em seu site já diminui riscos de fraudes internas e de multas pesadas e aumenta as chances de Acordo de Leniência com base na Lei nº 12.846/2013 (Lei Anticorrupção do Brasil) e seu Decreto nº 8.420/2015.

Investir tempo ou dinheiro em prevenção de fraudes corporativas não deve ser privilégio nem obrigação apenas de grandes corporações, e pode resultar em diminuição das perdas e aumento dos lucros das micro e pequenas empresas na busca da sustentabilidade, perenidade no ambiente de negócios do Brasil.

Marcelo de Montalvão

Diretor da Montax e autor de Inteligência & Indústria: Espionagem e Contraespionagem Corporativa.